De vraag van de ondernemer
Een thuiszorgorganisatie met een sterke reputatie werd geleid door een bevlogen onderneemster die na 25 jaar besloot een stap terug te doen. De dagelijkse aansturing kwam steeds meer in handen van een zorgmanager in loondienst, die de afgelopen jaren zorgvuldig was ingewerkt.
Toen Perspectief Adviesgroep werd betrokken, was de situatie echter drastisch veranderd. De jarenlang stabiele en winstgevende resultaten waren omgeslagen in drie forse verliesjaren. De pensioenvoorziening en het eigen vermogen van de onderneemster waren vrijwel verdwenen. De zorgmanager had geprobeerd het bedrijf overeind te houden, maar viel uiteindelijk uit met een burn-out.
Een korte analyse bracht de kern van het probleem aan het licht: een grote administratieve achterstand, medewerkers die vrij konden declareren en een ondernemer die vooral op gevoel stuurde in plaats van op actuele cijfers. Dat werkte toen zij dagelijks aanwezig was, maar niet meer in een situatie waarin de organisatie op afstand werd geleid.
Onze aanpak
Om weer grip te krijgen op de organisatie en de financiële gezondheid te herstellen, hebben we een aantal cruciale stappen gezet.
Belangrijkste actiepunten
- In kaart brengen van de werkelijke financiële situatie De eerste stap was het creëren van een betrouwbaar beeld van de actuele cijfers en verplichtingen.
- Herinrichten en digitaliseren van de administratieve organisatie De achterstanden zijn weggewerkt en processen opnieuw ingericht, zodat informatie tijdig en volledig beschikbaar komt.
- Invoeren van een systeem waarbij personeel wordt betaald op basis van planning Hiermee werd het declaratiegedrag gestroomlijnd en ontstond er weer controle over personeelskosten.
- Vervanging van de zorgmanager Een nieuwe leidinggevende met de juiste ervaring en belastbaarheid werd aangesteld om de organisatie te stabiliseren.
- Opzetten van een financieel dashboard met maandelijkse sturing op KPI’s, waaronder:
– verhouding personeelskosten ten opzichte van omzet
– inzet van ZZP’ers ten opzichte van omzet
– realisatie van omzet ten opzichte van de omzetplafonds van verzekeraars
Deze inzichten maakten het mogelijk om tijdig bij te sturen en keuzes te baseren op feiten in plaats van aannames.
Het resultaat
Binnen enkele maanden ontstond er weer overzicht en rust. De financiële situatie werd helder, de administratieve processen functioneerden opnieuw en de personeelskosten kwamen onder controle. Door het nieuwe dashboard kon de onderneemster maandelijks sturen op de belangrijkste indicatoren, waardoor verrassingen uitbleven en beslissingen beter onderbouwd waren.
De organisatie vond haar stabiliteit terug. De ondernemer kreeg weer grip op haar bedrijf en kon met vertrouwen bouwen aan een toekomst waarin kwaliteit van zorg én financiële gezondheid hand in hand gaan.
